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一、項目背景

浙江理工大學的前身--蠶學館,是杭州知府林啟為實現其實業救國、教育救國的宏愿于1897年創辦的,是我國最早創辦的新學教育機構之一。現有教職工2000余人,離退休職工600余人。

浙江理工大學人事管理的信息化之路,是浙江高校探索人事管理信息進程的一個典型縮影,非常具有代表性,學校見證了中國第一代人事管理系統的崛起,也經歷了數字化校園建設之殤,最終走上了專業化人力資源管理信息系統建設之路。2014年,考慮到學校在工資管理、養老保險改革等方面的改革壓力和教職工對于人事工資信息公開的要求,浙江理工大學先后考察了東軟、用友、宏景、朗新、普聯、東方永德、金智、達科等人事管理系統,最終于2014年底通過公開招標的形式確定宏景軟件作為戰略合作伙伴。

二、建設內容和目標:建設面向數字化校園的人事管理系統

  根據浙江理工大學人事管理的業務需求,按照浙江理工大學人事信息系統的建設規范,宏景人力資源管理系統幫助浙江理工大學實現如下建設目標:

(一)統一人事管理信息標準

制定浙江理工大學人事信息管理標準,建立浙江理工大學人事信息數據中心,形成統一的多層級組織架構的全員數據庫,實現內部人力資源信息的高度統一和共享。

(二)提高人事管理工作效率

通過系統實現人事管理相關數據的分布式采集和維護,實現不同人事業務的數據協同,實現對機構、崗位和員工信息的高效管理,同時提供各類數據查詢、統計、分析和業務提醒等功能。

(三)優化和規范人事工作流程

為浙江理工大學的人事管理工作提供業務平臺,并根據浙江理工大學人事處各項業務之間的關系制定協同處理的解決方案,提供多種信息查詢和統計分析手段,最大限度發揮現有數據資源的作用。

(四)提供全方位人事信息服務

除為學校人事管理專員提供人事業務管理平臺外,系統還為全校不同角色教職工提供全方位的、綜合的人事信息服務,同時要求根據業務的變化靈活調整,做到功能越復雜、操作越簡單的目標。

三、浙江理工大學系統的建設規劃和實施步驟

在建設之前,浙江理工大學人事處就確立了“總體規劃、分步實施”的策略,一期主要實施組織、人事信息、教職工自助、人事業務、報表等模塊,目前項目1期已順利驗收。

四、浙江理工大學人事管理系統1期項目的建設成果和具體應用

(一)規范人事信息體系,打造統一、精準的信息共享網絡平臺

建立統一規范的人事信息體系是e-HR系統建設的首要和基礎目標。系統建設過程中雙方項目組依據浙江理工大學管理規范確定了組織架構、人員分類、崗位類別及職務級別等體系。在此體系基礎上,e-HR系統全面涵蓋了機關、直屬、教學、科研以及其他五類機構的事業編、博士后、高層次人才、離休、退休、非事業編等各類人員。同時,e-HR系統構建起的人事信息數據庫,按照單位的組織層級,授予相應的權限,實現對人員的基本信息進行全方位、深層次、多角度的查詢與分析,在此基礎上,能夠更加準確的掌控整體人事狀況、工資福利分配情況。

另外,校領導、人事處處長、院領導能夠從這個平臺上獲取自己所需要的信息,促使全體職工都能夠參與到學校人力資源管理中來,減輕了人事處在事務性工作上所花費的時間和精力。 

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(二)基于高校崗位——編制——部門的組織架構,支持崗位、部門變動的業務審批

同時可以保存組織機構的歷史時點,方便查閱某一歷史時點的組織機構情況。支持多種組織架構設計模式,組織架構靈活展現。

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支持對組織機構的變更流程

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支持二級單位編制的申請和控制

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(三)方便、快捷的查詢和花名冊功能

人員信息的查詢、花名冊的制作、高級花名冊的生成(如員工工資變動明細花名冊)是日常高校人事工作者最常用的系統功能,宏景在人事信息管理方面積累了多年的經驗,優勢突出。

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(三)業務流程電子化,架起管理者與業務人員之間信息溝通的橋梁

通過宏景e-HR系統建立學校電子化業務流程平臺,將人事業務流程通過信息化平臺管理起來,然后對各級管理人員、人事管理人員進行授權,使人事業務辦理不受時間和地點的限制,在這個過程中,以往業務流程中不合理的環節也會隨之暴露出來,可以重新加以優化,使人事業務流程與學校的戰略流程充分整合,改變傳統的人事管理業務速度慢、效率低、誤差大、浪費多的弊端,極大地降低了勞動力成本。

同時,人事工作人員隨時可以通過網絡了解人事業務辦理進展情況,起到監督、督促作用。主管領導隨時可以對人事業務的每個環節進行監控,提高工作人員的辦事效率,優化業務流程。

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(五)利用宏景ehr,提高人事處內部人事業務的協同化處理程度。

高校人事處的人事業務,涉及教職工全生命周期,其縱向深度和橫向協同的程度是其他任何部門所無法比擬的。從教職工的應聘到入職,到轉正定級或初定崗位,到工資調整,或從崗位調整到崗位等級確定,到工資調增,而這些業務又處在不同的科室和崗位,如何協同處理,是一大難度。

宏景軟件通過內置工作流工作引擎和協同處理的理念,提高人事業務的協同化程度。

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(六)方便的郵件、短信功能應用,細節處體現人事處對教師的關懷和尊重。

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示例:某教師收到2015年12月關于工資增資和養老保險改革的溫馨郵件

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(七)高效完成調資、工資發放及保險繳費明細核算等勞資工作

學校的工資調整需要套用很多條件和復雜的計算,費時費力,效率低下,極易出現偏差和失誤。然而通過利用人事管理信息系統處理,對于職務變動引起的工資變動以及每年按期晉升薪級工資,使用預先定義好的模板,即可自動計算出變化后的職務工資、薪級工資等。

利用e-HR系統,浙江理工大學工資及福利的核算、統計、發放等工作“一鍵式”完成,對工資發放情況按照相應的統計規則進行統一的分析處理,生成各類工資分析報表。 

工資及保險調整信息可通過郵件批量發送,只需制定郵件模板,簡單快捷。

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(八)專業的報表制作工作,實現人事統計信息的自動生成和匯總

浙江理工大學人事處借助宏景e-HR系統實現了人事統計信息的自動生成和匯總,使人事信息由傳統的手工處理轉變為計算機處理,由單機應用轉變為網絡化應用,由磁介質交換轉變為網上傳輸,實現報表自動生成,提高數據的準確性和時效性;同時,也大幅度降低了統計成本和統計人員的工作負荷。 


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(九)多角度人事信息圖表分析,為領導人事決策提供輔助

通過宏景e-HR系統實現對人事信息的全局把控,及時準確地完成各種人才狀況的靜態結構分析和動態趨勢分析。能夠及時準確地掌握學校的人才結構情況、變化調整情況,為學校各級領導和人事部門制訂有關政策提供信息服務,為學校制訂整體人才開發規劃提供數據依據,在此基礎上合理配置人才,充分開發和利用人才。 
 

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(十)浙江理工大學人事管理系統建設經驗

1.領導重視。浙江理工大學的人事信息化走過一些彎路,但總體比較穩健,并且在實踐中摸索出了一條理工特色的人事信息化建設之路,所有成就,離不開分管校領導和人事處領導的重視和支持。

2.信息化意識。浙江理工大學人事處老師良好的信息化意識,極大的促進了信息化的進程,人事處的老師清醒的意識到,信息化并不是將所有工作全部都搬到線上,信息化是要有所取舍的,做到有所為有所不為。

3.組織保障。在領導的重視和支持下,浙江理工大學于成立了“人事處信息化工作領導小組”,全面負責人事處信息化戰略和實施工作;研究解決人事處信息化建設中的重大問題;統籌協調人事處各科室、各崗位的工作職責和工作流程;

4.制度保障。在宏景實施過的高校客戶中,浙江理工大學是唯一一所將人事系統的使用職責權限和人事信息標準制度化的高校,人事處制定了浙江理工大學特色的人事信息數據標準和人事信息審核規范,規范了人事信息的統計口徑。

 

 


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